Sociale media op de werkvloer

Hanneke is niet tevreden over haar salaris en vindt dat ze veel te hard moet werken. En dat laat ze via sociale media ook de hele wereld weten. Dat is vervelend. Wat mag u wel en niet verbieden op het gebied van sociale media? En wat is slim om te doen?

Sociale media zijn niet meer weg te denken

U kent het wel; LinkedIn, Facebook, Instagram en nog veel meer platformen waar gebruikers hun meningen en reacties geven. Wikipedia geeft aan dat het bij sociale media gaat om de interactie en dialoog tussen de gebruikers, zonder enige vorm van toezicht. e

Gebruikscijfers. Volgens onderzoek van Ruigrok Netpanel neemt het gebruik van de smartphone en sociale media nog steeds toe. Het gebruik van Facebook is in 2017 voor het eerst licht afgenomen. Berichtendiensten als WhatsApp, Facebook Messenger en Snapchat, maar ook het videokanaal YouTube worden tegenwoordig ook als sociale media gezien.

2017 % dat actief gebruikt maakt (18+)

Facebook 74%
LinkedIn 30%
Instagram 25%
WhatsApp 75%
Facebook Messenger 45%
Pinterest 18%
Twitter 21%
Snapchat 10%

Wat u zelf ook van sociale media vindt en of u ze nu gebruikt of niet, sociale media zijn niet meer weg te denken. Oók niet bij u op en tijdens het werk. De vraag is: wat moet u ermee omgaan?

Sociale Media voor privédoeleinden: niet tijdens werktijd! Of toch wel?

Mag u sociale media dus verbieden? U mag zelf beslissen óf u het gebruik van sociale media toestaat en in welke wijze u dat faciliteert of niet (wifi-netwerk, Facebook op computers blokkeren, enz.). U kunt het uw werknemers dus (iets) moeilijker maken om gedurende werktijd deze media te gebruiken.

Instructiebevoegdheid van de werkgever en grondrechten van werknemers

U heeft als werkgever instructiebevoegdheid. Dat wil zeggen dat u als werkgever mag bepalen wat uw werknemer mag/moet doen om een goede invulling aan de arbeidsovereenkomst of functie te geven. Naast de functieomschrijving en de verplichtingen die in de arbeidsovereenkomst of cao worden genoemd, kunt u aanvullende regels opstellen ten aanzien van de gewenste gang van zaken in uw bedrijf. Deze aanvullende regels worden meestal opgesomd in een bedrijfsreglement, huishoudelijk reglement of een personeelshandboek.

Daarnaast heeft iedereen, dus ook uw werknemers, grondrechten zoals vrijheid van meningsuiting en het recht op privacy. Deze rechten gelden ook tijdens het werk. U mag als werkgever echter wel (redelijke) regels stellen over de door u gewenste gang van zaken tijdens het werk. In die zin mag u deze rechten beperken gedurende de werktijd indien u daarvoor een gerechtvaardigd doel kunt aangeven.

Tip van Al-lex. Neem in uw personeelsreglement regels op over het gebruik van de telefoon en sociale media. Het stellen van duidelijke regels heeft twee voordelen. Iedereen weet wat er van hem/haar wordt verwacht en wat wel/niet gewenst is. Ten tweede kunt u aangeven wat de consequentie is als de regels worden overtreden. Sta wel een beperkt gebruik van sociale media tijdens werktijd toe.

Zakelijk gebruik van sociale media

Wilt u dat een werknemer van tijd tot tijd zakelijke informatie deelt via sociale media? Dan is dat uiteraard gewoon werk. Geef dan wel een goede instructie welke zaken u wél niet gedeeld mag worden.

Gebruik van sociale media in eigen tijd

U kunt uiteraard niemand verbieden om in eigen tijd sociale media te gebruiken. Daar is ook helemaal geen noodzaak toe. Maar wat als een werknemer nu bedrijfsinformatie prijsgeeft of kwaadspreekt over uw bedrijf via sociale media? Mag u daar dan wel wat aan doen?

Geheime informatie. Een werknemer mag sowieso geen geheime bedrijfsinformatie delen met anderen. Dus ook niet via sociale media.

Tip van Al-lex. zorg dat uw werknemers duidelijk is welke informatie valt onder geheime bedrijfsinformatie. Neem daarvan een definitie op in uw bedrijfsreglement.
Roddelen over uw bedrijf

Uw werknemer mag haar mening delen via sociale media. Als het gaat om positieve berichten, dan zult u daar blij mee zijn. Als het echter gaat om minder positieve berichten, wat kunt u dan doen? U kunt natuurlijk altijd uw medewerker aanspreken op het bericht. Met welke reden heeft zij het geplaatst? Wellicht dat er een goed gesprek ontstaat. Als het echter gaat om berichten die uw bedrijf schade aan kunnen richten, dan heeft uw werknemer gehandeld in strijd met goed werknemerschap of wellicht zelfs een onrechtmatige daad gepleegd. In dat geval is het slim om een advocaat in te schakelen om tot een passende reactie (of sanctie) te komen.

Tip van Al-lex. Door open te staan voor kritiek van werknemers en ook het gesprek aan te gaan, voorkomt u voor een deel dat men gaat klagen via sociale media.

Nog een tip van Al-lex. Als u nog geen gebruik maakt van sociale media: leer zelf sociale media gebruiken. Als u weet hoe u een Tweet of een Facebook-bericht plaatst, dan begrijpt u ook beter wat u wel en niet van uw werknemer kunt verlangen over het gebruik van sociale media.

De gedragscode Sociale media

Hieronder treft u een aantal zaken aan waaraan u kunt denken bij het opstellen van de regel over het gebruik van sociale media in een personeelsreglement.

In welke mate is gebruik sociale media toegestaan voor privédoeleinden tijdens werktijd.
In hoeverre mogen werknemers (onder werktijd of daarbuiten) op sociale media mededelingen doen over het bedrijf en/of collega’s?
Geef het verschil aan tussen prive mededelingen en zakelijke mededelingen.
Welke berichten en op welke wijze worden zakelijke berichten tijdens werktijd gedeeld op welke sociale media?
Wat voor soort mededelingen mogen worden gedaan over het bedrijf of collega’s en in welke mate?
Stel een eventuele disclaimer op als werknemer zakelijke berichten als privépersoon deelt.
Geef aan wat de gevolgen zijn van het delen van zakelijke berichten.
Geef aan dat laster, beledigingen en obsceniteiten zijn niet toegestaan. Wees duidelijk wat daaronder valt.
Geef aan hoe met sociale media wordt omgegaan bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Geef aan wat de gevolgen zijn als de gedragscode wordt overtreden.
Enz.

Tip van Al-lex. Zorg er wel voor dat u kunt aantonen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de regels die binnen uw bedrijf gelden.

Tip van Al-lex. Heeft u hulp nodig bij het samenstellen van een goede gedragscode Sociale media of heeft u arbeidsrechtelijk advies nodig ingeval het werk onder het gebruik van sociale media ervan lijdt? Neem dan gerust contact met ons op.