De transitievergoeding verlagen, hoe doet u dat?

Werknemers met minstens twee dienstjaren hebben bij einde van het dienstverband recht op een transitievergoeding. U kunt de hoogte van die transitievergoeding verlagen door (eerder) betaalde kosten in mindering te brengen als u de juiste stappen neemt.

Nog een keer: wat is transitievergoeding?

De transitievergoeding is een vergoeding voor de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Een werknemer heeft recht op een transitievergoeding als de dienstbetrekking tenminste twee jaar heeft geduurd en eindigt op initiatief van de werkgever. Een werknemer heeft ook recht op de transitievergoeding indien de arbeidsovereenkomst eindigt op initiatief van de werknemer indien sprake is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten door de werkgever.

Er is geen transitievergoeding verschuldigd indien sprake is van ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer.

Hoe berekent u de transitievergoeding?

1/6 deel van het maandloon voor iedere zes maanden dat het dienstverband duurde, over de eerste 10 jaar.
1/4 deel van het maandloon voor iedere zes maanden dat het dienstverband duurde, na de eerste 10 jaar.
Is de medewerker ouder dan 50 jaar en meer dan 10 jaar in dienst, dan krijgt deze oudere werknemer iedere zes maanden boven de 50 jaar geen 1/4 deel maar 1/2 deel van het maandloon. Dat geldt niet voor kleine werkgevers, dat wil zeggen een werkgever die in het jaar voor het einde van het dienstverband minder dan 25 medewerkers in dienst had. Deze tegemoetkoming voor oudere werknemers vervalt op 1 januari 2020 (art 7:673a BW).
De transitievergoeding bedraagt maximaal € 79.000 of één jaarsalaris als dat hoger is dan € 79.000.

Tip van Al-lex. In de praktijk wordt vaak onderhandeld over de voorwaarden van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit verdient vaak de voorkeur boven een procedure bij het UWV of de kantonrechter omdat dit tijd, kosten en onzekerheid over de uitkomst voorkomt.

Indien u het dienstverband met een werknemer wil beëindigen, ga dan in gesprek met de werknemer en probeer tot overeenstemming te komen over de voorwaarden voor beëindiging. U kunt onderhandelen over de kosten van beëindiging. U kunt dan ook onderhandelen over de aftrek van kosten die u heeft gemaakt ten behoeve van de werknemer.

Welke kosten kunt u in mindering brengen op de transitievergoeding

U kunt twee soorten kosten in mindering brengen en zo de transitievergoeding verlagen:

transitiekosten; en
inzetbaarheidskosten.

Transitiekosten

Wat zijn het? Transitiekosten zijn kosten die gemaakt zijn in verband met (dreigend) ontslag en die gericht zijn op het voorkomen of verkorten van werkloosheid na beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Voorbeelden. Voorbeelden zijn de kosten voor omscholing of een outplacementtraject bij ontslag. Het kan ook zijn dat u samen met de werknemer een langere opzegtermijn afspreekt dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn of dat de werknemer die periode vrijgesteld is van het verrichten van arbeid.

Inzetbaarheidskosten

Wat zijn het? Inzetbaarheidskosten zijn kosten die tijdens het dienstverband zijn gemaakt om de inzetbaarheid van de werknemer buiten uw organisatie te bevorderen.

Voorbeelden. Een voorbeeld hiervan is een cursus coachingsvaardigheden die een werknemer wil volgen, terwijl zijn huidige functie daartoe geen aanleiding geeft. Of bijvoorbeeld een opleiding voor de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer, die geen rechtstreeks verband houdt met de huidige werkzaamheden.

Kosten van duale opleidingen. Een duale opleiding is een opleiding waarbij werken en leren wordt gecombineerd. De kosten voor een duale opleiding vallen ook onder het begrip inzetbaarheidskosten. (bijvoorbeeld in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg – BBL).

U mag deze kosten in mindering brengen indien de arbeidsovereenkomst is aangegaan met het doel de werknemer in de gelegenheid te stellen de opleiding te volgen. Na afronding van die opleiding, of na tussentijdse beëindiging daarvan, wordt de arbeidsovereenkomst dan niet voortgezet. Of pas na onderbreking van 6 maanden.
Wanneer mag u transitiekosten of inzetbaarheidskosten in mindering brengen op de transitievergoeding?

Dit zijn de voorwaarden waaraan u moet voldoen…

U heeft de kosten gespecificeerd en schriftelijk aan de werknemer medegedeeld voordat u deze kosten maakte. Voorafgaande mededeling over specificatie is niet nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
De werknemer heeft schriftelijk ingestemd met het in mindering brengen van de kosten op de transitievergoeding voordat u de kosten maakte. Er is vooraf géén schriftelijke instemming nodig als u kosten maakt om te voldoen aan collectieve afspraken (bijvoorbeeld afspraken in een cao of afspraken die zijn gemaakt met de ondernemingsraad). Ook hier is geen instemming nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
De kosten moeten door ú zijn gemaakt. Als de kosten namelijk zijn gemaakt door een werkgever, die door een andere werkgever is opgevolgd (het zogenaamde opvolgend werkgeverschap) dan kunnen de kosten niet in mindering worden gebracht.
De kosten zijn aantoonbaar gemaakt ten behoeve van de werknemer die de transitievergoeding ontvangt.

Let op van Al-lex. De inzetbaarheidskosten moeten in een periode van maximaal vijf jaar vóór het einde van het contract zijn gemaakt. Indien u met uw werknemer andere, schriftelijk, afspraken hebt vastgelegd over de periode, dan geldt de afgesproken (kortere dan wel langere) periode.

Wanneer kunnen kosten niet in mindering gebracht worden?

In de volgende situatie kunnen kosten niet in mindering op de transitievergoeding worden gebracht.

Als zich de situatie voordoet dat de werknemer de opgedane kennis en vaardigheden vervolgens regelmatig gebruikt om een (andere) functie bij u uit te oefenen.
Kosten voor scholing die de werknemer voor zijn huidige functie nodig heeft, mogen uitdrukkelijk niet op de transitievergoeding in mindering worden gebracht.
Hetzelfde geldt voor kosten die worden gemaakt om het functioneren van de werknemer binnen uw organisatie te verbeteren of als de scholing waarvoor die kosten zijn gemaakt de inzetbaarheid van de werknemer buiten uw organisatie mede zou bevorderen.
Kosten die u maakt op grond van wettelijke verplichtingen, zoals de re-integratie van een arbeidsongeschikte werknemer in het 2e spoor, kunnen niet in mindering worden gebracht.

Waar u ook nog rekening mee moet houden:

Als een werknemer geen gebruik heeft gemaakt van een bepaalde maatregel (bijvoorbeeld een outplacementtraject) waar kosten tegenover staan, mag u deze kosten niet in mindering brengen.
U mag géén loonkosten in mindering brengen. Daarbij kunt u denken aan loon dat de werknemer ontving in de periode waarin hij een cursus volgde. Hierop zijn wel weer een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld als u een langere opzegtermijn afsprak dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn of als de werknemer die periode was vrijgesteld van het verrichten van arbeid. In die situaties mag u de bijkomende kosten (waaronder loon) toch in mindering brengen op de transitievergoeding.
U mag kosten alleen in mindering brengen als ze in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt.
En u mag kosten alleen in mindering brengen als deze zijn gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend.
Als u de gemaakte kosten (gedeeltelijk) elders kunt verhalen (bijvoorbeeld op een O&O-fonds), dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Deze voorwaarde geldt weer niet als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
Indien zich de situatie voordoet dat u de gemaakte kosten (gedeeltelijk) op de werknemer kunt verhalen, dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan een studiekostenbeding.

Alle formele regels en voorwaarden kunt u desgewenst nog eens teruglezen in het “Besluit voorwaarden in mindering brengen kosten op transitievergoeding”.

Tip van Al-lex. Wil u uw werknemer een betere kans op ander werk bij een andere werkgever verschaffen na een ontslag, denk er dan aan dat u deze kosten in mindering kunt brengen op de transitievergoeding als u de juiste stappen neemt.