Disfunctioneren werknemer: wat nu?

Stel dat u een werknemer heeft die al een hele tijd niet meer presteert zoals hij of zij eerder deed. Of de werknemer voldoet niet aan uw verwachtingen. Mag u deze persoon dan ontslaan vanwege disfunctioneren? Het zou kunnen, maar u moet daarvoor wel voldoen aan strikte voorwaarden. Wij vertellen u graag wat de belangrijkste aandachtspunten zijn in uw situatie. Als u de tips in dit artikel opvolgt kunnen er 2 dingen gebeuren:

1. Uw werknemer gaat (weer) goed functioneren
2. U heeft een dossier waarmee u een werknemer kunt ontslaan wegens disfunctioneren

---

Wanneer spreken we van disfunctioneren werknemer?

We spreken van disfunctioneren als een werknemer de werkzaamheden waarvoor hij is aangenomen niet naar behoren uitvoert. Het gaat dan niet om kleine foutjes maar om structurele problemen. Om tot ontslag te kunnen komen, behoort eerst een verbetertraject te worden doorlopen.

Hieronder treft u aan welke stappen noodzakelijk zijn in een verbetertraject:

• U kunt concreet benoemen waaruit het disfunctioneren bestaat.
  • Toelichting: Het moet duidelijk zijn waaruit het disfunctioneren bestaat. Het is noodzakelijk dat u helder en concreet kan aangeven waar de schoen wringt. Is de werknemer te langzaam, te slordig, haalt hij of zij de targets niet of is de houding en gedrag niet acceptabel? Geef vooral ook aan hoe u het wel zou wel zou willen zien.
• Er is geen sprake van ziekte of gebrek
  • Toelichting; als het niet goed functioneren wordt veroorzaakt door ziekte of gebrek, dan geldt de Wet Poortwachter. De werknemer zal dienen te re-integreren tot hij/zij weer hersteld is. Indien nodig kunt u daarna het functioneringstraject oppakken.
• U heeft de werknemer tijdig in kennis gesteld van het disfunctioneren.
  • Het is belangrijk dat er regelmatig functioneringsgesprekken en beoordelingen plaatsvinden. In deze gesprekken wordt aan de orde gesteld hoe het functioneren verloopt. Meldt op tijd, dat wil zeggen voordat de problemen zijn opgelopen, wat er aan het functioneren schort. Als u kort op de bal speelt, heeft u het meeste kans om verbetering bij de medewerker te zien. Ook geeft u (wederzijdse) frustratie minder kans.
• U heeft de werknemer een redelijke termijn gegeven voor verbetering.
  • De werknemer moet een redelijke termijn krijgen om zijn/haar functioneren te verbeteren.
  • Wat een redelijke termijn is, is weer afhankelijk van het soort functie en de aard van het disfunctioneren. Doorgaans geldt als redelijke termijn 6 tot 9 maanden. De periode na de melding dat sprake is van disfunctioneren is het van belang dat er afspraken worden gemaakt over de gewenste verbeteringen.
• U heeft als werkgever voldoende scholing geboden
  • Toelichting: Sinds de invoering van de WWZ is ook een scholingsplicht opgenomen voor werkgevers. Dat wil zeggen dat een werkgever zorg draagt voor het verkrijgen of op peil houden van vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Denk bijvoorbeeld aan coaching, begeleiding of scholing. Zeker in een verbetertraject is het van belang dat dit de werknemer wordt aangeboden.
• De arbeidsomstandigheden zijn in orde.
  • Toelichting: Als werkgever heeft u een zorgplicht. Werkgevers behoren zorg te dragen voor goede arbeidsomstandigheden. Dat spreekt eigenlijk voor zich.
• U heeft geen andere passende functie voor de medewerker.
  • Als uw medewerker na het doorlopen van het verbetertraject nog steeds niet goed functioneert, dan is het ook nog zaak dat u onderzoekt of de werknemer op een andere functie kan worden geplaatst. Dit kan een lagere functie zijn. U mag dan meestal ook het loon, met een afbouwregeling verlagen. Tenzij cao of andere afspraken dit verbieden.

Als u alle 7 checkpunten kunt afvinken, dan heeft u een degelijk verbetertraject doorlopen en heeft u een ontslagdossier. Let er wel op dat u de voorgaande punten kunt aantonen. Zoveel mogelijk schriftelijk vastleggen dus. Heeft u behoefte aan een toelichting, wilt u sparren of een check of u goed bezig bent? Bel gerust.

Andere aandachtspunten voor u als werkgever

Er zijn heel veel zaken die we zouden kunnen opnoemen om u als werkgever handvatten te bieden wanneer u een disfunctionerende werknemer heeft. Maar in het kort komen ze allemaal neer op deze twee aandachtspunten:

• Blijf menselijk in uw aanpak
  De mededeling aan een medewerker dat er klachten zijn over het functioneren brengt vaak (heftige) emoties met zich mee. Het is prettig als u daarvoor begrip toont. Zie voor gesprekshandvaten ook: Lees meer over kritiek uiten in een feedbackgesprek.
• Communiceer helder en concreet met de werknemer
  In de praktijk komt het regelmatig voor dat de werkgever ontevreden is over de uitoefening van de functie, maar toch niet duidelijk is over de concrete klachten of over hoe het dan wel moet.Het is aan u om over de fijne lijn te lopen van pijnlijk duidelijk zijn en niet te lomp. Toon begrip voor de emoties, maar deel wel die onvoldoende uit als dat nodig is.
• Uw werknemer gaat met u in discussie
  Het kan zijn dat uw medewerker het niet eens in met de kritiek en met u in discussie gaat over de vraag of de klachten terecht zijn.

Bedenk dat u als werkgever degene bent bepaalt hoe hoog de lat ligt. U mag dus eisen stellen aan uw werknemer, zolang deze eisen redelijk zijn. Hoe hoog de lat ligt moet wel, liefst vooraf, duidelijk zijn voor de werknemer. En de lat moet even hoog liggen voor alle medewerkers met dezelfde functie.

De aanwezigheid van een goede functieomschrijving maakt het eenvoudiger om eventuele discussie de kop in te drukken. Heeft u specifieke wensen met betrekking tot het functioneren? Leg deze wensen schriftelijk vast voor de werknemer.Tips voor het omgaan met zieke medewerkers

Wilt u antwoord op al uw vragen over disfunctioneren?

Neem dan contact op met Al-lex Arbeidsrecht & Mediation.