Hoe verloopt een mediationproces?
Een mediationproces verloopt in verschillende fases. Handig voor u om te weten als u mediation overweegt bij een arbeidsconflict.
Het mediationproces in 8 stappen
Het mediationproces bij een arbeidsconflict verloopt in 8 stappen.
- Stap 1 – Het initiatief
- Stap 2 – Een mediator kiezen
- Stap 3 – Een afspraak maken
- Stap 4 – De kennismaking (intakegesprekken)
- Stap 5 – De verkenning (eerste gezamenlijke gesprek)
- Stap 6 – Het uitdiepen
- Stap 7 – De volgende mediationgesprekken
- Stap 8 – De afsluiting
Vaak zijn er meerdere gezamenlijke sessie nodig. Van de gezamenlijke gesprekken wordt een verslag gemaakt door de mediator. Een mediationtraject duurt tussen de 6 en 16 uur. Dit is uiteraard afhankelijk van de vraag hoe ver partijen uit elkaar liggen.
Stap 1 – Het initiatief
Een arbeidsconflict kan zich in verschillende vormen voordoen. Het conflict kan zijn tussen collega’s onderling, of tussen medewerker en leidinggevende. Veel arbeidsconflicten hebben hun oorzaak in ziekteverzuim, problemen bij re-integratie, ontbreken van een goede samenwerking, onrust door reorganisatie of disfunctioneren. Een arbeidsconflict leidt niet zelden tot een verstoorde arbeidsverhouding.
In veel gevallen neemt de werkgever, al dan niet op advies van de bedrijfsarts, het initiatief om een mediator in te schakelen. Uiteraard kan ook de werknemer mediation voorstellen.
Het komt regelmatig voor dat een werkgever of een werknemer 2 of 3 namen van mediators opzoekt (via netwerk of websites) en de ander laat kiezen welke mediator de voorkeur heeft.
Stap 2 – Een mediator kiezen
Het is belangrijk dat de mediator onafhankelijk en onpartijdig is. Alle partijen moeten vertrouwen kunnen hebben in de mediator. Een handige checklist helpt u bij het kiezen van de juiste mediator. U kunt de mediator dan bellen en informatie vragen of een afspraak maken. Als de keus op Al-lex valt, maken we een afspraak maken over de prijs. Dit kan een prijsafspraak zijn voor een vastomlijnd traject of tegen uurtarief. In verreweg de meeste gevallen blijkt de werkgever bereid de kosten van de mediation op zich te nemen.
Stap 3- Een afspraak maken
Heeft u een mediator gekozen, dan zal deze contact opnemen met de betrokkenen om een intake gesprek in te plannen. Dit gesprek kan bij de mediator op kantoor plaatsvindezijn of op locatie. Nadat een datum is geprikt, zal Al-lex de afspraak schriftelijk bevestigen per e-mail. Bij deze bevestiging ontvangt u:
- de mediationovereenkomst (die later zal worden getekend);
- de reglementen van de Nederlandse mediation Federatie (MfN); en
- informatie die kan helpen bij het voorbereiden op de mediation.
Stap 4 – De kennismaking/de intake
De mediator, in ieder geval de mediator van Al-lex arbeidsrecht en mediation, zal vervolgens afzonderlijk kennismaken met de betrokken personen. Er vindt een intakegesprek plaats waarin de mediator informatie verstrekt over het mediationproces, aangeeft wat de betrokkenen van de mediator mogen verwachten en wat de mediator van betrokkenen verwacht.
In het intakegesprek wordt aan de betrokkene gevraagd wat hij of zij graag wil bereiken in de mediation. De mediator maakt tevens een inschatting of de zaak geschikt is voor mediation. Soms is mediation af te raden, bijvoorbeeld als:
- het conflict te ver is geëscaleerd;
- (een van de) partijen aangeven per se vast te willen houden aan hun eigen versie van het gelijk;
- een van de partijen niet in staat is zijn belangen te behartigen of zijn wil voldoende te bepalen;
Stap 5 – De verkenning – (het eerste gezamenlijke gesprek)
Tijdens de eerste gezamenlijke sessie wordt nog even kort geschetst wat mediation is en wat alle partijen van elkaar mogen verwachten. Dit gebeurt aan de hand van de mediationovereenkomst. Iedereen ondertekent de mediationovereenkomst, waarna de mediation begint.
In de eerste mediationbijeenkomst zal aan de betrokkenen worden verzocht hun verhaal te vertellen. Wat is er gebeurd? Wat is het probleem? Hoe zou je graag willen dat het zou zijn gegaan? Onderzoeken waarom de zaken zo zijn gelopen als ze zijn gelopen.
Stap 6 – Het uitdiepen
Tijdens deze fase praten partijen door over wat hen verdeeld houdt. De mediator stuurt aan op het verhelderen van de belangen.
Stap 7 -De volgende mediationgesprekken
De volgende stap in mediation is om op zoek te gaan naar de achterliggende belangen van degenen die aan tafel zitten.
De belangen op tafel. In de gezamenlijke bijeenkomsten wordt doorgevraagd naar de belangen. Een belang is een positief geformuleerde wens die op de toekomst is gericht en die niet met geld heeft te maken.
De belangen gecategoriseerd. Zodra de belangen duidelijk zijn, worden deze gecategoriseerd in:
- gemeenschappelijke belangen;
- tegenstrijdige belangen;
- individuele belangen
Op zoek naar oplossingen. Als de belangen duidelijk zijn, kan worden gezocht naar oplossingen. Hoe wordt het eigen belang gediend en hoe dat van de ander? Er wordt vervolgens gezocht naar oplossingen die zoveel mogelijk tegemoetkomen aan een ieders belangen. Een mediator draagt geen oplossingen aan, maar zet de deelnemers aan om zelf met (creatieve) oplossingen en alternatieven te komen.
De onderhandeling. De mediator zal alle mogelijke oplossingen samenvatten, waarna er onderhandelt kan worden over een eindoplossing.
Stap 8 – De afsluiting
Als iedereen het eens is over de oplossingen, doet zich de vraag voor hoe de mediation het beste afgerond kan worden. Afhankelijk van de wensen van de betrokkenen en de aard van de afspraken, wordt besproken of het wenselijk is de afspraken vast te leggen in een overeenkomst. Dit wordt ook wel de vaststellingsovereenkomst genoemd.
Tussenstappen
Gedurende het mediationproces kan de mediator (vaak telefonisch) contact hebben met partijen afzonderlijk. Deze contacten zijn van een praktische aard en zien op de voortgang van de mediation. De mediator heeft geen contact met andere personen dan de betrokkenen, tenzij daarvoor door de betrokkenen toestemming is gegeven. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een bedrijfsarts.
Tip van Al-lex. Al-lex Arbeidsrecht & Mediation komt vaak met de werkgever, die meestal de opdracht verstrekt, een vast tarief overeen voor bijvoorbeeld drie bijeenkomsten. De opdrachtgever ontvangt dan een opdrachtbevestiging.
