Zorg goed voor het re-integratiedossier
Een langdurig zieke werknemer is al erg genoeg. Voor u als werkgever kan het tot grote problemen leiden als u het re-integratiedossier niet op orde heeft. Hoe zorgt u ervoor dat u een goed re-integratiedossier heeft?
Welke risico’s loopt u als het re-integratiedossier niet goed is?
Als het dossier niet op orde is kan u dat duur komen te staan. Het grootste gevaar schuilt erin dat het UWV u een loonsanctie oplegt. De maximale sanctie die het UWV kan opleggen is de verlenging van de loondoorbetalingsverplichting met een jaar. In dat geval betaalt u uw werknemer niet twee, maar 3 jaar loon door gedurende arbeidsongeschiktheid.
De Wet verbetering poortwachter. Deze wet is van toepassing op u en uw arbeidsongeschikte werknemer. Het uitgangspunt van de Wet verbetering poortwachter is kort gezegd: werkgever en werknemer doen er alles aan om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Dit om te voorkomen dat een werknemer in de WIA (Wet Inkomen en Arbeid) terecht komt.
Beoordeling door het UWV. Wordt een werknemer langdurig ziek (en arbeidsongeschikt) dan is het noodzakelijk om een re-integratiedossier opbouwen. Uit dit dossier moet duidelijk blijken wat u allemaal aan de re-integratie gedaan heeft. En of u zich aan heeft gehouden aan de Wet verbetering poortwachter.
Tip van Al-lex. Download een handige handleiding om te weten wat u moet doen.
Beoordeling van dossier door het UWV. Als uw werknemer niet is hersteld voordat 104 weken zijn verstreken, dan kan de werknemer een WIA-uitkering aanvragen. Voordat de UWV de aanvraag behandelt, wordt de zogenaamde “poortwachterstoets” gedaan. Het UWV beoordeelt dan of u en uw werknemer voldoende hebben gedaan om de werknemer in de eigen functie terug te laten keren of in ander passend werk. Deze beoordeling gebeurt door bestudering van het dossier dat u en uw werknemer overleggen aan het UWV.
Wat moet er in het dossier?
De Wet verbetering poortwachter geeft aan wat er in het dossier moet. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste acties.
Dag 1 – De werknemer meldt zich ziek. Heeft u het vermoeden dat het een langdurige ziekmelding zal betreffen, start dan meteen met het aanleggen van een re-integratiedossier.
Tip van Al-lex. Maak vanaf dag 1 van elk gesprek met de zieke werknemer een kort verslag én leg het gesprek vast in een (eerstejaars)evaluatieformulier van het UWV.
Het (eerstejaars)evaluatieformulier kunt u downloaden van de website van het UWV. Vink het hokje ‘periodieke’ evaluatie aan en neem het op in het dossier.
Na 6 weken – De probleemanalyse. Het is verplicht om uiterlijk na 6 weken de bedrijfsarts een probleemanalyse te laten opmaken. Dit is een document waarin de bedrijfsarts de situatie van de werknemer weergeeft. Ook wordt aangegeven wat de verwachting is ten aanzien van het herstel van de werknemer. Dit document bevat geen medische gegevens. De bedrijfsarts kan de probleemanalyse in de loop van het proces updaten (bijstellen probleemanalyse), bijvoorbeeld als de situatie is veranderd.
Tussen week 6 en 8 – Het plan van aanpak. Uiterlijk binnen 14 dagen na de probleemanalyse is het verplicht samen met de werknemer een plan van aanpak op te stellen. In het plan van aanpak wordt rekening gehouden met het oordeel van de bedrijfsarts. Werkgever en werknemer leggen vast welke afspraken zij maken om tot re-integratie en werkhervatting te komen. Te denken is aan het vermelden welke werkzaamheden een werknemer gaat verrichten en voor hoeveel uur. Vaak wordt een opbouwschema gemaakt om stapje voor stapje tot het normale aantal arbeidsuren te komen.
Tip van Al-lex. Laat de werknemer altijd de aanpassing van het plan van aanpak ondertekenen en onderteken ook zelf.
Elke 6 weken – Contact. Het is verstandig elke 6 weken contact te hebben met de zieke werknemer. Belangrijk is dat er een vinger aan de pols wordt gehouden met betrekking tot de re-integratie en hoe het met de werknemer gaat. Gaat het goed, kan er meer gebeuren? Gaat het slecht? Wat kan daaraan verbeterd worden. Leg deze contactmomenten vast.
Tip van Al-lex. De bedrijfsarts zal regelmatig de werknemer spreken en daar een verslag van maken. Pas op basis van deze verslagen indien nodig het plan van aanpak aan en neem deze nieuwe versie op in het dossier.
Week 42 – De 42e-weekmelding. Als de werknemer in week 42 nog steeds ziek is, dan is het verplicht dit te melden bij het UWV. Dat kan schriftelijk met een speciaal formulier of online in het werkgeversportaal.
Week 52 – De eerstejaarsevaluatie. Als de werknemer 52 weken ziek is, dan is het verplicht een eerstejaarsevaluatie op te stellen. In dit document wordt aangegeven of alle afspraken zijn nagekomen en wat de situatie van de werknemer op dat moment is.
Week 86 – de eindevaluatie. Op basis van de laatste stand van zaken maakt de bedrijfsarts uiterlijk in week 86 een actueel oordeel op. Dit zijn de laatste bevindingen van de bedrijfsarts. U maakt samen met uw werknemer een eindevaluatie op.
Vergeet dit zeker niet
Sla alles op. Vergeet niet álle e-mailtjes en élk contact in het dossier op te nemen. Is een telefoongesprek géén aanleiding voor het nemen van verdere actie, maak dan toch een kleine notitie en neem die op in het dossier.
Maak een inhoudsopgave. Er gebeurt veel in twee jaar tijd en de nodige documenten worden gemaakt die allemaal in het re-integratiedossier worden opgenomen. Voordat u het weet, ziet u door de bomen het bos niet meer. Maak daarom een inhoudsopgave die u steeds up-to-date houdt.
Tip van Al-lex. Door alle stukken van re-integratiedossier via het werkgeverportaal van het UWV te uploaden, weet u zeker dat u tijdig alles heeft aangeleverd.
Het UWV kan van dienst zijn
Deskundigenoordeel. Twijfelt u aan het advies van de bedrijfsarts? Dan kunt een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Neem die uitkomst op in het dossier.
UWV-formulieren. U kunt/moet allerlei formulieren van het UWV gebruiken.
Tip van Al-lex. De financiële risico’s van een langdurig zieke werknemer zijn erg groot. Leg alle communicatie vast in het re-integratiedossier en houdt u zeker aan de gestelde termijnen uit de Wet verbetering poortwachter.
